Politique de confidentialité

Cette politique explique quelles données personnelles AXUMIX traite, pourquoi, avec qui elles sont partagées, combien de temps elles sont conservées, et comment faire valoir vos droits — que vous soyez utilisateur inscrit d'AXUMIX ou simplement destinataire d'un document à signer.

1. Qui est responsable de ce traitement

AXUMIX est édité par Sokhna Astou Seck Fall, entrepreneur individuel exerçant sous le nom commercial AXUMIX (NINEA 013417250, RCCM SN DKR 2026 A 38179), dont le siège est situé à Rufisque (Sénégal). Pour toute question relative à vos données, écrivez à contact@axumix.com ou utilisez notre page de contact.

Pour les données de votre entreprise et de votre compte, AXUMIX est responsable du traitement. Pour les données de vos propres clients que vous saisissez dans l'outil (nom, téléphone, email), votre entreprise est responsable du traitement et AXUMIX agit comme sous-traitant.

2. Données que nous collectons

2.1 Utilisateurs inscrits (vous et vos collaborateurs)

À la création d'un compte : adresse email, mot de passe, nom complet, nom de l'entreprise.

Dans votre profil : votre nom, votre numéro de téléphone (facultatif), et votre rôle au sein de l'entreprise (administrateur, chef de projet, conducteur des travaux, comptable ou client). Si vous invitez un collaborateur, son adresse email et le rôle prévu pour lui sont enregistrés jusqu'à acceptation de l'invitation.

2.2 Informations sur votre entreprise

Raison sociale, adresse, téléphone et email professionnel, numéro NINEA et numéro RCCM (si renseignés), logo, et la formule d'abonnement souscrite. Ces informations servent notamment à générer l'en-tête de vos devis et avenants.

2.3 Données de vos clients

Pour chaque client (maître d'ouvrage) que vous créez dans AXUMIX : nom, téléphone et email. Ces données sont saisies par vous et vous restez responsable de leur exactitude et de leur licéité.

2.4 Données de chantier et montants

Chantiers, devis, avenants, situations de travaux et les montants qui leur sont associés (montant du marché, montants facturés, écarts). Ces données sont rattachées à votre entreprise et, via le chantier concerné, au client correspondant.

2.5 Signataires non inscrits (destinataires d'un lien de signature)

Lorsque vous envoyez un devis, un avenant ou une situation de travaux à signer, votre client reçoit un lien de signature public : il n'a pas besoin de créer de compte AXUMIX. Au moment où cette personne signe (ou conteste) le document, nous enregistrons :

• le nom qu'elle a saisi au moment de signer,
• l'image de sa signature, tracée à l'écran,
• la date et l'heure de la signature,
• son adresse IP,
• le navigateur et l'appareil utilisés (user-agent).

Pourquoi : ces informations donnent au document signé une valeur probante — elles permettent d'établir, en cas de litige, qui a signé, quand, et dans quelles conditions, de la même façon qu'une signature manuscrite datée sur un contrat papier engage son signataire. Sans elles, un document signé électroniquement n'aurait aucune force pour trancher un désaccord ultérieur.

Durée de conservation : ces données sont conservées aussi longtemps que le document signé auquel elles se rattachent, c'est-à-dire en principe pour la durée de conservation des documents commerciaux applicable en droit sénégalais. Elles ne peuvent pas être supprimées séparément du document (voir « Immuabilité » ci-dessous).

Vos droits en tant que signataire : si vous avez signé un document via AXUMIX sans y être inscrit, vous pouvez demander à consulter les informations que nous détenons à votre sujet, ou à faire corriger une erreur matérielle (une faute de frappe dans un nom, par exemple), en écrivant à l'entreprise qui vous a envoyé le document, ou directement via notre page de contact. En revanche, nous ne pouvons pas supprimer les données liées à un document déjà signé : voir l'article 6.

3. Pourquoi nous traitons ces données

• Fournir le service : créer vos devis, avenants, situations, et vous permettre de les faire signer.
• Assurer la valeur probante des documents signés électroniquement.
• Vous envoyer les emails nécessaires au service (invitations, demandes de signature, relances, notifications).
• Sécuriser l'accès à votre compte et à vos données.
• Respecter nos obligations comptables et légales de conservation.

4. Avec qui vos données sont partagées

Nous ne vendons aucune donnée. Certaines données transitent par des prestataires techniques, strictement pour fournir le service :

• Supabase : hébergement de notre base de données, gestion de l'authentification, et stockage des fichiers (signatures, PDF d'avenants, photos de journal de chantier, logos d'entreprise).
• Vercel : hébergement et déploiement de l'application AXUMIX elle-même.
• Anthropic (intelligence artificielle Claude) : lorsque vous utilisez les fonctions d'IA d'AXUMIX — l'assistant Axumix AI, la création d'un avenant à partir d'une dictée, l'analyse d'un plan, l'import d'un chantier existant et l'audit santé d'un chantier — les éléments nécessaires à votre demande lui sont envoyés : le texte que vous saisissez, les fichiers que vous soumettez (plans, devis, avenants, décomptes) et, pour l'assistant, les données de votre entreprise utiles à la réponse (chantiers, noms de clients, montants, situations, stocks, devis). Ces données sont traitées uniquement pour produire la réponse demandée. Selon les conditions commerciales d'Anthropic, elles ne servent pas à entraîner ses modèles. Les montants affichés sont toujours recalculés par nos soins, jamais repris tels quels de la réponse de l'IA, et l'assistant ne modifie vos données qu'après votre confirmation.
• SasPay : lorsque vous payez un abonnement en ligne, votre nom, votre adresse email et le montant du paiement sont transmis à SasPay, notre prestataire d'intégration de paiement, qui collecte lui-même votre moyen de paiement (mobile money ou carte bancaire). AXUMIX ne voit et ne conserve aucun numéro de carte ni de compte mobile money : nous gardons seulement le montant, la date, l'état du paiement et le reçu, pour nos obligations comptables.
• DuckDuckGo : si vous activez la recherche web de l'assistant (cours des matériaux, normes), un extrait de votre question est envoyé à ce moteur de recherche pour retrouver des sources récentes.
• Resend : envoi des emails transactionnels (invitation d'un collaborateur, demande de signature à un client, relance, notifications internes).

Ces prestataires peuvent héberger ou traiter des données en dehors du Sénégal. Nos données (base de données, authentification et fichiers) sont hébergées par Supabase dans la région Europe de l'Ouest (Irlande).

5. Durée de conservation

• Compte et profil : tant que votre compte AXUMIX existe.
• Documents non signés (brouillons) : conservés tant que votre compte existe, supprimables à votre demande.
• Documents signés et données de signature associées : conservés durablement, sans limite de suppression, en raison de leur valeur probante et de nos obligations de conservation des documents commerciaux (voir article 6).
• Emails transactionnels : conservés le temps nécessaire à la preuve de leur envoi.

6. Immuabilité des documents signés

Un devis, un avenant ou une situation de travaux signé ne peut plus être ni modifié ni supprimé — cette règle est appliquée techniquement, pas seulement en apparence dans l'interface. Elle s'applique aussi aux données de signature (nom, image, date, IP, user-agent) qui y sont attachées. C'est une conséquence directe de la valeur probante recherchée : un document qui pourrait être modifié ou effacé après signature ne prouverait plus rien. Une correction après signature se fait toujours par un nouveau document qui référence l'original, jamais par sa suppression.

7. Vos droits

Conformément à la loi sénégalaise n° 2008-12 du 25 janvier 2008 sur la protection des données à caractère personnel, vous disposez d'un droit d'accès, de rectification, d'opposition et de suppression de vos données. Vous pouvez exercer ces droits en écrivant via notre page de contact.

La seule limite à ces droits concerne les données attachées à un document déjà signé (article 6) : nous pouvons corriger une erreur matérielle, mais nous ne pouvons pas les supprimer sans faire perdre au document sa valeur probante — y compris à votre propre demande. Vous conservez dans tous les cas le droit de saisir la Commission de protection des données personnelles (CDP) du Sénégal.

8. Sécurité

L'accès à vos données est cloisonné par entreprise au niveau de la base de données elle-même (chaque requête est filtrée par votre entreprise, pas seulement par l'interface), les échanges sont chiffrés, et les fichiers sensibles (signatures, logos, photos de chantier) sont stockés dans des espaces privés, non accessibles publiquement par une simple adresse.

9. Cookies

AXUMIX utilise uniquement un cookie technique nécessaire au maintien de votre session de connexion. Nous n'utilisons aucun cookie publicitaire ni traceur d'analyse.

10. Modification de cette politique

Nous pouvons mettre à jour cette politique pour refléter une évolution du service. La date en tête de page indique la version en vigueur.